Erreurs courantes à éviter avec un DJ lors de l'organisation d'un événement d'entreprise
En tant que DJ d’entreprise, nous rencontrons de nombreux clients pro chaque année. Après de nombreux événements corporate que j’ai pu animer, je me suis rendu compte de certains clients avaient une mauvaise vision de notre travail et des vrais besoins qu’il fallait mettre en place pour réussir sa soirée avec un DJ qui l’anime. Voyons ensemble quelques conseils pour éviter ces petites erreurs et réussi son événement d’entreprise !
L’une des erreurs les plus courantes à éviter lors de l’organisation d’un événement pro avec un DJ sur Lyon pour l’animer, est le manque de planification et de préparation des clients. Bien souvent, cela se traduit, par une mauvaise gestion du temps ce qui amène forcément à une planification plus que bancal. Sans une planification bien en place, cela va forcément causer des couacs durant la soirée ! Et croyez moi, une évent pro, on veut pas de couacs, surtout quand on invite ses collaborateurs mais aussi ses investisseurs ou les gros clients.
Petits tips pour éviter cela :
Pour réussir sa soirée, le bon déroulement et le succès d’un événement, évitez ces pièges :
- Réservez le DJ de l’événement trop tard
- Ne pas respecter le planning et ignorer l’heure de fin de l’animation
- Ne pas tenir compte des conseils du DJ
- Laissez les détails de la planification passer entre les mailles du filet
- Ne pas communiquer sur la présence d’un DJ pour la soirée
- Ne pas rencontrer le DJ avant de l’embaucher
Comment y remédier facilement ? En s’y prenant un peu en avance sur votre planning, en créant un calendrier détaillé et en le respectant. C’est simple, mais avec un peu de bon sens en fait, on arrive à faire bien les choses relativement facilement. La base c’est de vraiment rencontrer le DJ pour votre soirée. Une fois qu’il vous convient et que vous avez tout de même vérifié son travail via les retours d’avis en ligne, vous pouvez commencer à parler programmation musicale et écouter ses conseils. Car peut être que contrairement à vous, il a plus d’expérience que vous sur ce type d’évènement en fait non ? Alors la règle d’or, c’est d’écouter son DJ coporate 🙂
Mauvaise communication avec le DJ et les clients
J’en parlais juste au dessus, mais une communication entre le DJ et le client fait partit des éléments les plus importants pour réussir son évent en entreprise.
Comme dans un couple ou une famille, les problèmes de communication peuvent conduire à des malentendus, à des changements de dernière minute et à l’insatisfaction des deux parties prenantes (client comme DJ). Pour éviter les ruptures de communication et réussir son événement dans la joie et la bonne humeur, tenez compte des conseils suivants :
- Établir des attentes et des objectifs clairs avec le DJ et les clients
- Maintenir une communication ouverte et cordiale tout au long du processus de préparation, meme en cas de désaccord
- Confirmer tous les détails par écrit pour éviter tout malentendu
- Répondre dans les plus brefs délais à toute demande de renseignements ou demande en faisant preuve de professionnalisme et d’écoute.
- Toujours faire un check la veille de la soirée pour vous assurer que tout est bien cadré
Rien de plus simple me direz-vous ? En vrai, oui c’est meme très simple, une nouvelle fois, cependant dans la réalité, il peut arriver que le client vous book pour une soirée d’entreprise, mais ne revient plus vers vous jusqu’à la veille de l’évènement en vous demandant si vous avez pensé au projecteur alors que cela n’était pas prévu dans votre contrat.
En donnant la priorité à une communication et des échanges claires dès de début, vous ne pourrez pas avoir de mauvaises surprises le jour J. Alors, soyez toujours pro actif avec vos clients pro !
Ignorer les exigences techniques et la configuration du son
Et le dernier conseil que je pourrais vous donner, (moins évident ce dernier, je vous l’accorde, mais tout aussi important). C’est d’ignorer les exigences techniques et la configuration sonore de la pièce dans laquelle vous allez vous installer ! Que ce soit pour le DJ ou pour l’entreprise, cela va avoir un impact sur l’acoustique ! Donc, pour éviter les « incidents techniques » et proposer une qualité sonore au petit oignon, lors de l’événement d’entreprise animé par un DJ sur Lyon, il faut toujours que les organisateurs échangent avec le DJ sur le type de salle où va ce passer l’évènement pro.
Un exemple tout bête, mais des baies vitrées et un mur en pierre ne vont pas résonner de la même manière, un plafond bas ou un plafond haut sera aussi différent.
L’utilisation d’effet pyrotechnique ou encore de fumigène est tout aussi important à notifier en fonction de la pièce, le truc bête, mais une pièce sans fenêtre ou porte vers l’extérieur, vous allez être mal pour faire disparaître la fumée ! Alors oui, cela peut paraître bête, décrit comme cela, mais en vrai, je vous assure que j’ai déjà vu des demandes comme celles-ci et ne pas avoir un plafond assez haut ou ne pas avoir de fenêtre dans la pièce prévue !
Donc, on revient à la base, qui est la communication entre le professionnel et son DJ d’événement ! Le boulot du DJ c’est d’offrir le meilleur de lui lors de la soirée, et pour réussir il a besoin d’un échange au top avec son client, et cela vient des côtés, donc n’attendez pas tout du client, et allez lui demander ces informations !
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